Pracovné zmluvy, mzdové a daňové doklady. Zo zákona vzniká povinnosť archivovať niektoré typy dokumentov až 10 a viac rokov. Prezradíme vám, ako ich archivovať jednoducho a bezpečne.
Dozviete sa, prečo je dôležité:
• správne zoradiť archivované dokumenty,
• prehľadne označiť obaly na dokumenty, šanóny a úložné boxy,
• použiť kvalitné archívne krabice a obaly.
Príprava a zoradenie dokumentov
Prvý krok, ktorý je potrebné pred archiváciou urobiť, je triedenie a zoradenie dokumentov.
Najskôr ich rozdeľte podľa typu. Následne ich môžete zoradiť podľa dátumu, abecedy alebo číselného radu či rozdeliť na menšie celky napríklad podľa mesiacov.
Ak dokumenty rozdeľujete priebežne celý rok, stačí ich pred archivovaním už len presunúť z bežných obalov a šanónov. Archívne spisové dosky a obaly spoľahlivo ochránia dokumenty počas celej doby archivácie.
Na prenos do archívu môžete využiť pevný úložný box.
Označenie archivovaných dokumentov
Dokumenty by mali byť v archíve nielen bezpečne uložené, ale aj jednoducho dostupné. Základom dobrej dostupnosti je okrem praktického úložného systému aj správny popis.
Úložný box alebo krabica by mali mať štítok s popisom obsahu a obdobia, za ktoré obsahujú dokumenty, dátum archivácie a dátum skartačnej lehoty. Môžete doplniť informáciu o tom, čo urobiť s dokladmi po uplynutí povinnej archivačnej lehoty. Rovnaký popis môžete dať aj na police alebo skrine v archíve. Pre jednoduchšie vyhľadávanie využite interné kódy rozdelenia dokladov.
Zákonom stanovená doba archivácie sa môže líšiť. Archívne krabice, ktoré obsahujú doklady s rovnakou lehotou archivácie, môžete uložiť na jedno miesto.
Kvalitné archívne krabice a obaly
Bežné obaly a krabice na archiváciu nepostačujú. Aby vaše dokumenty vydržali zákonom stanovenú dobu v potrebnej kvalite, potrebujete archívne spisové dosky alebo obaly na dokumenty. Tie môžete zoradené uskladniť v krabiciach určených na dlhodobú archiváciu.
Archívne krabice z hladkej lepenky sú dostupné v rôznych veľkostiach a spoľahlivo ochránia dokumenty až po dobu 100 rokov. Špeciálna konštrukcia zabraňuje prenikaniu prachových častíc a ak je to potrebné, umožňuje rýchly prístup k archivovaným dokumentom.
Odborníci v Emba.shop vám poradia, ktoré archívne spisové dosky a krabice budú optimálnym riešením pre vašu spoločnosť. Výrobky Emba spĺňajú medzinárodné normy pre dlhodobú archiváciu dokumentov.
Komerčný článok